Trong xuất nhập khẩu hàng hóa, COC trong tiếng Anh là Certificate of Comformity là loại giấy tờ chứng nhận vô cùng cần thiết. Vậy COC chính xác là giấy tờ gì, nó đóng vai trò như thế nào và các thủ tục để làm được giấy chứng nhận COC ra sao? Cùng chúng tôi tìm hiểu các thông tin chi tiết ngay tại bài viết này nhé.
COC là gì?
Khái niệm
COC là viết tắt của từ gì là câu hỏi được nhiều người quan tâm. COC được viết tắt từ cụm từ Certificate of Conformity được dịch ra là Giấy chứng nhận hợp quy hay còn gọi là Chứng nhận sản phẩm phù hợp quy chuẩn.
Hiểu một cách đơn giản, COC là:
- Quá trình kiểm nghiệm, đưa ra đánh giá và xác nhận về chất lượng của các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ… Các sản phẩm của mỗi tổ chức kinh doanh bắt buộc phải có giấy chứng nhận COC và công bố hợp quy phù hợp với các quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia tương ứng.
- COC được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận của các cá nhân/ tổ chức có nhu cầu chứng nhận với bên tổ chức chứng nhận sự phù hợp của sản phẩm.
Tìm hiểu thêm: CO là gì?
Các nội dung cần có trong COC
Trong mỗi COC sẽ tổng hợp các thông tin về sản phẩm bao gồm:
- Nhận dạng và mô tả sản phẩm
- Liệt kê chi tiết từng quy định an toàn mà sản phẩm cần phải được thử nghiệm.
- Cung cấp tên, địa chỉ gửi thư và số điện thoại của bên nhập khẩu hoặc nhà sản xuất để có thể nhận dạng.
- Cung cấp tên, địa chỉ gửi thư, số liên hệ của người lưu trữ hồ sơ thử nghiệm để hỗ trợ chứng nhận và lưu trữ hồ sơ kết quả kiểm tra.
- Cụ thể về ngày, tháng, năm và nơi sản xuất sản phẩm.
- Cung cấp thời gian và địa điểm thử nghiệm sản phẩm đảm bảo chất lượng, tuân thủ các quy tắc an toàn.
- Cung cấp đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại đầy đủ của bên tổ chức chứng nhận.
Sự khác nhau giữa COC và CQ
Một số khách hàng sẽ bị nhầm lẫn giữa giấy chứng nhận CoC và chứng nhận CQ khi mà chưa thật sự hiểu rõ về từng loại. Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa COC và CQ mà bạn cần biết:
Có thể dùng CoC thay thế CQ?
Giấy chứng nhận hợp quy COC có thể thay thế cho CQ được hay không sẽ còn phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa đơn vị cung cấp và chủ đầu tư.
Một số trường hợp COC có thể dùng thay thế CQ
- Trường hợp, khách hàng là cá nhân mua lẻ thì chỉ cần COC để chứng nhận sản phẩm đã hợp quy chuẩn.
- Hoặc bên phía chủ đầu tư chỉ cần CoC của đơn vị cung cấp hoặc CO (Certificate of Original) – chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ và thương hiệu của sản phẩm trong bộ hồ sơ.
Trường hợp CoC không thể dùng thay thế CQ
- Nếu chủ đầu tư yêu cầu phải có đầy đủ CO, CQ trong bộ hồ sơ thì không thể thay thế được.
- Trường hợp, sản phẩm thuộc tiêu chuẩn quốc tế, phải có giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm CO, CQ do tổ chức có thẩm quyền cấp phép.
Một số cách sử dụng tiếng anh khác của CoC là gì?
Ngoài tên gọi Certificate of Conformity thì CoC còn được viết tắt theo các cụm từ tiếng Anh khác như: Certificate of Compliance – Giấy chứng nhận tuân thủ hoặc Certificate of Conformance – Giấy chứng nhận phù hợp. Tuy vậy, nhưng nội dung và ý nghĩa của chúng đều như nhau là chứng nhận hợp quy.
Những sản phẩm cần giấy Certificate Of Conformity là gì?
Khi xã hội phát triển, nhu cầu con người ngày càng tăng kéo theo các hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng đa dạng hơn. Vậy nhóm sản phẩm cần phải có Certificate Of Conformity là gì, cùng điểm lại sau đây.
- Nhóm sản phẩm thuộc quản lý của Bộ giao thông như xe đạp điện, kính xe, gương xe, lốp xe, các thiết bị giám sát hành trình…
- Nhóm sản phẩm trong lĩnh vực thông tin và truyền thông là các thiết bị truyền thông, laptop, điện thoại, máy tính, máy tính bảng….
- Nhóm sản phẩm sơn và các vật liệu khác như chống thấm….
- Nhóm sản phẩm ống nhựa polyvinyl clorua không hóa dẻo hay hợp kim nhôm định hình
- Nhóm sản phẩm gạch, sứ vệ sinh và đá ốp lát
- Nhóm các loại cửa như cửa chính, cửa sổ …
- Nhóm sản phẩm về xi măng hay phụ gia xi măng và bê tông
- Nhóm sản phẩm vật liệu xây dựng có chứa sợi vô cơ, sợi hữu cơ tổng hợp
- Nhóm nông nghiệp gồm các loại giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, thức ăn chăn nuôi, phân bón
- Nhóm thực phẩm như đồ ăn nhanh, nước giải khát, sữa, bia, rượu…
- Nhóm sản phẩm thuộc quản lý của Bộ khoa học công nghệ như điện tử, điện dân dụng, đồ chơi trẻ em, nón bảo hiểm….
- Các nhóm sản phẩm khác theo quy định yêu cầu có COC….
Quy trình đăng ký chứng nhận hợp quy theo quy định của pháp luật
Quy trình để chứng nhận hợp quy cho sản phẩm theo quy định của pháp luật sẽ bao gồm 5 bước:
Bước 1: Nộp đơn đăng ký
Khi khách hàng có nhu cầu làm giấy COC, bộ phận tiếp nhận sẽ hướng dẫn và làm thủ tục đăng ký. Sau đó, doanh nghiệp nộp đơn đăng ký và chờ đợi xét duyệt. Kết quả sẽ gửi về cho doanh nghiệp theo hình thức khách hàng lựa chọn
Bước 2: Đánh giá chứng nhận
Cơ quan có thẩm quyền sẽ lập hội đồng thẩm xét về đăng ký chứng nhận COC của doanh nghiệp qua tài liệu được cung cấp trước đó. Bên cạnh đó, thành lập thêm đoàn chuyên gia để đánh giá về tài liệu và lấy mẫu điển hình ở doanh nghiệp để đưa ra kết luận
Bước 3: Thẩm duyệt, xét duyệt hồ sơ sau đánh giá
Hội đồng kiểm định tiến hành đánh giá và xem xét tài liệu doanh nghiệp một cách kỹ càng, nếu hồ sơ hợp lệ sẽ thực hiện giám sát để lấy thêm thông tin
Bước 4: Cấp giấy chứng nhận
Cấp giấy chứng nhận hợp quy cho doanh nghiệp sau khi kết thúc quá trình đánh giá. Thời gian hiệu lực của giấy chứng nhận là 3 năm. Hết thời gian doanh nghiệp sẽ đăng ký xin cấp lại
Bước 5: Giám sát định kỳ
Sau khi cấp giấy chứng nhận Coc 1 năm, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành giám sát định kỳ 1 lần. Mục đích để giám sát và bảo đảm sản phẩm đạt tiêu chuẩn và được cấp phép lưu hành trên thị trường
Trên đây là bài viết chia sẻ một số thông tin về Giấy chứng nhận hợp quy COC. Hy vọng bài viết thực sự hữu ích giúp bạn hiểu được khái niệm Giấy chứng nhận COC là gì và các thông tin cần thiết có liên quan để có thêm kinh nghiệm trong nghề nghiệp của mình.
Tìm hiểu thêm: Tiêu chuẩn CCC là gì?
