Invoice là một thuật ngữ thường xuyên được sử dụng trong kinh tế thương mại. Đây được coi như chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa, đặc biệt là mua bán trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vậy Invoice là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên và cung cấp mọi thông tin về Proforma Invoice và Commercial Invoice bạn cần biết!
Invoice là gì?
Khái niệm
Invoice là chứng từ do người bán cung cấp cho người mua để thu tiền sản phẩm dịch vụ đã bán trong một thời gian nhất định. Nó bao gồm giá của các sản phẩm đã mua hoặc dịch vụ được cung cấp cho người mua. Invoice cũng có thể được coi là hồ sơ pháp lý nếu chúng chứa thông tin người bán và khách hàng, thông tin mô tả và giá cả của hàng hóa hoặc dịch vụ cũng như các điều khoản thanh toán.
Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu
Các công ty cung cấp sản phẩm, dịch vụ cần giao Invoice cho khách hàng để yêu cầu thanh toán. Invoice là bản thỏa thuận có sự ràng buộc về mặt pháp lý. Chứng từ này thể hiện sự đồng ý của bên cung cấp và bên sử dụng về mức giá niêm yết và các điều kiện thanh toán có trong đó. Bên cạnh vai trò này, Invoice còn có những vai trò quan trọng khác như sau:
Lưu trữ hồ sơ mua bán
Lợi ích quan trọng của Invoice là giúp lưu giữ hồ sơ hợp pháp về hoạt động bán hàng. Điều này giúp doanh nghiệp, khách hàng và các đơn vị kiểm tra xác định được thời điểm hàng hóa được bán đó có ai đã mua và đối tượng nào đã bán hàng hóa đó.
Theo dõi thanh toán
Invoice là một căn cứ để thực hiện hoạt động kế toán. Nó giúp đơn vị cung cấp và người mua, sử dụng theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn cần trả thêm của họ.
Hiệu lực pháp lý
Một số loại Invoice là bằng chứng hợp pháp về thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá đã được ấn định.
Khai thuế dễ dàng
Việc ghi chép và lưu trữ tất cả các chứng từ Invoice bán hàng giúp các bên báo cáo thu nhập của mình và đảm bảo rằng họ đã nộp đủ số thuế.
Phân tích kinh doanh
Dựa vào Invoice có thể giúp doanh nghiệp thu thập và khai thác thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng, xác định xu hướng, loại sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm… Điều này giúp phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả.
Nội dung chính của Invoice
Với mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có thiết kế Invoice khác nhau. Tuy nhiên, một Invoice có tính pháp lý cần có những thông tin sau:
Thông tin người mua (Buyer/Importer) bao gồm tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ, email…
Thông tin người bán (Seller/Exporter) Invoice phải ghi rõ tên đơn vị bán và những thông tin để khách hàng có thể liên hệ nếu có thắc mắc. Các thông tin có thể là tên doanh nghiệp, số điện thoại liên hệ, email, địa chỉ…
Số Invoice: mỗi đơn hàng sẽ có số khác nhau để làm căn cứ phân biệt với các đơn hàng khác của người bán.
Ngày Invoice: ngày hợp đồng được ký kết.
Hình thức thanh toán (Terms of Payment). Một số hình thức phổ biến là T/T – điện chuyển tiền – người mua chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản người bán; thanh toán L/C: thực hiện thanh toán tín dụng bằng chứng từ.
Tìm hiểu thêm: CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN QUỐC TẾ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU
Thông tin hàng hóa: phần này gồm tên sản phẩm, mô tả từng sản phẩm, tổng khối lượng, thể tích, số kiện.
Quốc gia xuất xứ hàng hóa: nhằm truy xuất nguồn gốc của hàng hóa.
Tổng tiền (Amount): là tổng giá trị của hóa đơn hàng xuất khẩu. Tổng tiền được ghi bằng chữ và số với mệnh giá là đồng tiền chung mà hai bên đã thống nhất.
Điều khoản và điều kiện: thể hiện tất cả các điều khoản và điều kiện của công ty bán hàng. Ví dụ như ngày đến hạn thanh toán, các khoản phạt nếu không thanh toán hoặc thanh toán một phần…
Các loại Invoice hiện nay
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – CI)
Hóa đơn thương mại được phát hành để khai báo hải quan trong việc mua bán hàng hóa xuất khẩu qua biên giới các nước.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice -PI) mô tả hàng hóa, tổng số tiền phải trả và các chi tiết khác về giao dịch. Mục đích của hóa đơn chiếu lệ là thông báo giá hàng hóa hoặc dịch vụ để khách hàng quyết định xem họ có muốn tiếp tục mua hàng hay không.
Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice) có tác dụng cho người mua biết các điều khoản bán hàng là gì, đưa thông tin về hàng hóa và giá cả. Từ đó hai bên sẽ thực hiện những điều chỉnh cần thiết để đạt được thỏa thuận giữa người bán và người mua.
Hóa đơn chính thức (Final Invoice) xác định tổng giá trị đơn hàng mà khách hàng cần thanh toán sau khi dự án đã hoàn thành.
Hóa đơn trung gian (Neutral Invoice) được dùng cho những giao dịch mua bán quan trung gian hoặc tạm nhập tái xuất mà bên bán không muốn ghi thông tin lên hóa đơn. Người bán lúc này sử dụng hóa đơn do bên khác phát hành.
Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice) là hóa đơn chứng thực bởi lãnh sự quán hoặc viên chức chính phủ có thẩm quyền tại nước nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện được vận chuyển quốc tế.
Hóa đơn hải quan (Customs Invoice) là chứng từ quan trọng để đơn vị xuất nhập khẩu khai báo giá trị hàng hóa và tính thuế khi thông quan.
Phân loại Invoice, Bill và Receipt
Invoice và Bill đều có nghĩa là hóa đơn. Tuy nhiên, chúng được phân biệt dựa trên việc bạn là người bán hay người mua.
Invoice: Invoice là chứng từ được gửi từ đơn vị bán đến cho khách hàng để được thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định. Như vậy, Invoice là thuật ngữ được sử dụng cho người bán và số tiền trên Invoice là số tiền thu về.
Bill: Bill là chứng từ mà khách hàng nhận được từ người bán và phải thanh toán số tiền có trong Bill. Như vậy, Bill là thuật ngữ được dùng cho người mua và số tiền trên Bill là số tiền phải trả.
Receipt: Receipt khác biệt hẳn so với hai chứng từ trên. Hai chứng từ trên thể hiện số tiền thanh toán còn Receipt là bằng chứng cho thấy Invoice và Bill đã được thanh toán. Khi xét về thời gian, Invoice và Bill có được trước khi hoạt động thanh toán được thực hiện. Receipt có được sau khi hoạt động thanh toán đã được thực hiện.
Do vậy, nếu bạn là nhà cung cấp, bạn sẽ gửi Invoice sau khi dịch vụ đã hoàn thành, sau đó bạn sẽ gửi Receipt sau khi nhận được khoản thanh toán từ Invoice. Mặt khác, nếu bạn là khách hàng, Invoice bạn nhận được là Bill của bạn và sau đó sẽ nhận được Receipt sau khi thanh toán Bill của mình.
Quá trình:
Invoice được gửi → Khách hàng nhận Bill → Thanh toán được thực hiện → Receipt.
Proforma Invoice là gì? Ký hiệu PI – hóa đơn chiếu lệ
Về bản chất, người bán và người mua có thể coi đây là bản Invoice phác thảo của hóa đơn thương mại chính thức. Nhìn vào PI, các đối tượng sẽ nắm được thông tin của hàng hóa như số lượng từng sản phẩm, mẫu mã, đơn giá sản phẩm, tổng số tiền…
Mục đích của việc soạn thảo PI là để bên cung cấp và bên sử dụng chốt lại những vấn đề trong giao dịch khi chưa đi đến thỏa thuận cuối cùng. Điều này sẽ giúp hạn chế những sai sót khi đưa ra hóa đơn thương mại.
Commercial Invoice là gì? Ký hiệu CI – hóa đơn thương mại
Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại là chứng từ được phát hành bởi doanh nghiệp cho số hàng hóa mà họ bán cho khách hàng trên phạm vi quốc tế. Hóa đơn thương mại bao gồm các thông tin chi tiết và đầy đủ về việc bán hàng để xác định thuế hải quan đối với hoạt động bán hàng qua biên giới.
CI là một văn bản có hiệu lực về mặt pháp lý do người bán (người xuất khẩu) cấp cho người mua (người nhập khẩu) trong giao dịch quốc tế và được dùng như một hợp đồng và bằng chứng mua bán giữa hai bên.
Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice
Để có thể phân biệt rõ ràng Proforma Invoice và Commercial Invoice bạn đọc có thể tham khảo qua bảng sau:
| Tiêu chí | Proforma Invoice | Commercial Invoice |
| Thời điểm phát hành | Trước khi gửi hàng | Sau khi gửi hàng |
| Nội dung | Có thể thay đổi cho tới khi hai bên cùng đạt được thỏa thuận về tất cả thông tin cần thiết trước khi giao dịch | Không thể thay đổi |
| Về pháp lý | Không có ý nghĩa về mặt pháp lý | Là văn bản pháp lý bảo vệ cho người bán và người mua |
Cách lập và xuất hóa đơn thương mại
Những nội dung cần có
Hóa đơn thương mại là hóa đơn có ý nghĩa về mặt pháp lý. Do vậy, nội dung của hóa đơn sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như trong phần “Nội dung chính của Invoice” ở trên.
Vì trong pháp luật các nước không quy định về khung thông tin của hóa đơn thương mại nên tùy theo từng doanh nghiệp khác nhau sẽ có mục nội dung khác nhau.
Lỗi thường gặp khi lập hóa đơn
Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn đó là:
Hóa đơn không ghi rõ thông tin về điều kiện giao hàng như FOB – người bán không cần chịu trách nhiệm khi hàng đã lên tàu, CIF – người bán đã xong trách nhiệm về hàng hóa đã lên tàu và phải thanh toán toàn bộ cước phí để hàng tới điểm đích…
Người xuất khẩu sử dụng điều kiện giao hàng CIF nhưng lại ghi giá như điều kiện giao hàng FOB và không ghi thêm chi phí vận chuyển trên biển.
Hoá đơn chỉ ghi số tiền thực, số tiền được chiết khấu bị bỏ qua.
Mô tả các thông tin về hàng hóa không rõ ràng như số lượng, khối lượng, số khối, chủng loại… gây khó khăn trong quá trình khai báo với hải quan.
Gộp nhiều loại hàng hóa khác nhau về đặc điểm thành một loại.
Lời khuyên khi lập hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là chứng từ có ý nghĩa về mặt pháp lý và không thể thay đổi. Do vậy, trong quá trình lập hóa đơn thương mại cần chú ý những điều sau:
- Nếu cả bên cung cấp và khách hàng đều chưa đạt được mọi thỏa thuận, dù là nhỏ nhất thì không nên lập hóa đơn thương mại. Lúc này nên lập hóa đơn chiếu lệ để có thể dễ dàng nhận biết được những thông tin đã đạt được đồng thuận, những thông tin nào cần sửa đổi.
- Hoá đơn thương mại là do bên cung cấp phát hành nên cần phải kiểm tra lại kỹ càng tất cả thông tin trước khi xuất hàng đi. Điều này sẽ giúp hạn chế sai sót và mất nhiều thời gian cũng như công sức để giải quyết những rắc rối kèm theo sau đó.
Bài viết đã cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về Invoice là gì? Phân biệt 3 giấy tờ thường xuyên gây nhầm lẫn là Invoice, Bill và Receipt. Cung cấp những thông tin về Proforma Invoice và Commercial Invoice mà bạn cần nắm rõ. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn tìm hiểu được thêm nhiều kiến thức xung quanh chủ đề Invoice.
