Manifest được hiểu là hệ thống tiếp nhận bảng kê khai hàng hóa, trong đó đi kèm các chứng từ của lô hàng. Các giấy tờ này dùng để các tàu xuất nhập cảnh được thông quan một cách hợp pháp. Khi hàng hóa vận chuyển tới cảng nhận hàng, đơn vị vận chuyển (hãng tàu/Forwarder) sẽ nhận được thông báo từ đại lý ở cảng xuất hàng.
1. Công dụng và trách nhiệm các bên khi khai Manifest
Manifest có tác dụng như một tờ phiếu xác nhận để đơn vị lấy hàng có thể nhận hàng thuận lợi. Nếu người nhận muốn lấy được hàng sớm thì cần khai manifest một cách cẩn thận.
*** Những thông tin khai báo trên manifest cần trùng khớp với thông tin mà người gửi đã khai trong hóa đơn, bill of lading trước đó.
Quy trình và trách nhiệm các bên khi khai Manifest:
- Hãng tàu chịu trách nhiệm khai Manifest cho Master Bill of Lading (MBL), còn đơn vị giao nhận ( Forwarder) khai manifest cho House Bill of Lading (HBL) ==> Đọc thêm về MBL và HBL
- Khi doanh nghiệp nhập khẩu đến nhận đơn hàng, cơ quan hải quan sẽ dễ dàng đối chiếu các thông tin về lô hàng với lệnh Delivery Order (D/O) được cung cấp từ trước. Từ đó nhanh chóng hoàn tất thủ tục cho doanh nghiệp nhận đơn.
Khi khai báo Manifest, các đơn vị hãng tàu/forwarder cần khai báo chi tiết bao gồm các thông tin cụ thể như:
- Số vận đơn (số Bill of Lading)
- Người gửi hàng và người nhận hàng
- Tên hàng và số lượng hàng hóa
- Ngày phát hành
- Giờ tàu chạy….
2. Khi nào cần phải khai Manifest? Khai ở đâu?
Tìm hiểu ngay thời gian và địa điểm làm tờ kê khai hàng hóa và nơi khai.
Khi nào cần khai Manifest?
- Thông thường, các hãng tàu sẽ tiến hành khai Manifest trước khi tàu cập bến cảng nhập hàng 1 đến 2 ngày.
Điều này giúp hãng có thời gian kiểm kê lại hàng hóa và rà soát thông tin xem kê khai đã đúng chưa. Ở một số quốc gia như Trung Quốc và Nhật Bản, hãng tàu còn cần khai Manifest ngay khi tàu chạy được 12 giờ.
Việc giới hạn thời gian kê khai hàng hóa là nhằm tránh tình trạng buôn lậu xuyên biên giới bằng đường biển. Nếu hãng tàu gửi tờ kê khai hàng hoá trễ hơn so với thời gian quy định, họ sẽ bị phạt và cần nộp một mức phí nhất định.
Trường hợp tờ kê khai của lô hàng đã được thông qua nhưng hãng tàu muốn chỉnh sửa bản kê thì sẽ phải tốn thêm thời gian và chi phí. Hầu hết các hãng tàu đều chọn chỉnh sửa Manifest để khai lại một cách chính xác hơn.
3. Hướng dẫn khai Manifest chi tiết và chính xác nhất
Hiện nay có hai hình thức khai Manifest được sự đồng thuận của hải quan nhiều nước, trong đó:
- Cách thứ nhất là khai bản kê hàng hóa trực tuyến tại cổng thông tin điện tử của Tổng cục hải quan (bấm vào để tới trang web). Cách làm này hãng tàu sẽ khai online mà không cần đến trực tiếp địa điểm giao dịch làm thủ tục.
- Cách thứ hai là điền đơn Manifest theo mẫu, sau đó tải lên phần khai e-manifest của cổng thông tin quốc gia. Cả hai cách làm này đều sử dụng một mẫu khai, tùy thuộc vào điều kiện của hãng tàu để chọn cách khai phù hợp.
Cách khai Manifest hàng nhập mẫu chung bao gồm rất nhiều mục liên quan đến lô hàng, bên nhập hàng, bên gửi hàng, hãng tàu vận chuyển… Các mục kê khai Manifest cụ thể như sau:
| Mục kê khai Manifest | Nội dung kê khai |
| Declaration List | Các danh mục dữ liệu chuẩn từ hệ thống (không thể xóa hay chỉnh sửa). |
| Goods Declaration | Khai báo hàng hóa cho các trường hợp không dùng EDI. |
| House Bill of Lading | Khai báo thông tin vận đơn cho các Forwarder. |
| General Declaration | Khai báo bản khai chung. |
| Crew List | Khai báo về danh sách các thuyền viên trong chuyến tàu. |
| Crew’s Effect Declaration | Khai báo hành lý của thuyền viên. |
| Ship’s store Declaration | Khai báo bản khai dự trữ của hãng tàu. |
| Passenger List | Khai báo về danh sách hàng. |
| Dangerous goods manifest | Khai báo các hàng hóa có thể gây nguy hiểm. |
| Empty Container | Khai báo số lượng Container rỗng. |
4. Những sai sót thường gặp khi khai Manifest bạn cần nhớ
Nếu làm đúng như hướng dẫn thì bản kê khai Manifest rất đơn giản, chỉ cần điền cẩn thận từng mục thì sẽ không bị sai sót. Một số sai sót thường gặp chủ yếu là do người kê khai không chú ý.
- Khai sai hoặc khai nhầm thông tin về Container.
- Khai nhầm các thông tin giữa CY/CF với CFS/CFS.
- Viết nhầm hàng Container thành hàng lẻ.
- Khai sai hoặc khai thiếu thông tin về đơn vị nhập khẩu/xuất khẩu.
- Khai sai số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa của trong lô hàng.
- Khai sai cảng xếp/cảng dỡ hàng, địa điểm đích được chỉ định.
5. Các bước chỉnh sửa Manifest
Để chỉnh sửa Manifest cần thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: Truy cập vào mã hồ sơ lô hàng, chọn yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ.
Bước 2: Xóa thông tin sai và thay thế bằng các thông tin mới nhất.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu Hải quan chấp nhận bản khai Manifest đã chỉnh sửa.
- Hồ sơ bao gồm: công văn xin chỉnh sửa; thư điện tử của đơn vị yêu cầu chỉnh sửa, khai báo vận đơn và vận đơn chính của lô hàng.
Trên đây là một số thông tin về bản khai Manifest bài viết đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng bạn đã nắm được những thông tin quan trọng nhất về Manifest. Nắm vững các thủ tục về xuất nhập khẩu giúp các đơn hàng được vận chuyển an toàn, nhanh chóng hơn.
Tìm hiểu thêm: Bộ chứng từ hàng hóa
