Mỗi chứng từ trong hoạt động xuất nhập khẩu đều có một ý nghĩa cũng như vai trò riêng. Và đối với chứng từ hàng hóa Pre alert cũng như vậy. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ về Pre alert là gì, Pre alert có vai trò gì đối với hoạt động xuất nhập khẩu. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được chúng tôi bật mí tất tần tật những thông tin có liên quan tới Pre alert là gì nhé!
Pre alert là gì?
Pre – alert hay còn được gọi với một cái tên khác là agent send to forwarder là bộ hồ sơ được tạo ra và gửi đi đến cho đại lý của công ty đó tại nước nhận hàng hóa trước khi hàng hóa được gửi đến.
Pre alert đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Bởi vì nếu không có bộ hồ sơ và chứng từ này thì người nhận sẽ không xác định được thông tin về hàng hóa, không nhận định được hàng thật hàng giả và ngoài ra còn dẫn tới nhiều vấn đề khác liên quan tới hàng hóa.
Bộ chứng từ pre alert gồm những gì?
Bộ chứng từ pre alert của hàng xuất
Đối với hàng xuất, bộ chứng từ Pre alert gồm có các loại giấy tờ quan trọng như:
- Sau khi tiếp nhận sử dụng dịch vụ của khách hàng, hãng tàu nhận booking sẽ làm lệnh cấp container rỗng do FWD (Forwarder – Công ty cung cấp dịch vụ vận tải) hoặc chủ hàng đặt chỗ.
- Khai thác cont mang về kho đóng hàng và sau đó sẽ gửi các thông số về hàng trong packing list kèm theo số cont – số chì container.
- Sau khi hàng được đóng vào container thì sẽ tiến hành làm vận đơn House Bill chính thức.
- Dựa vào thông tin lô hàng và Bill đã có, bộ phận chứng từ tại Forwarder sẽ gửi cho hãng tàu các thông tin bao gồm: tên tàu, số chuyến, số container – số seal, tên đại lý,…để kiểm tra lại và tiến hành phát hành bill nháp.
- Cần lưu lại toàn bộ file và các giấy tờ quan trọng như: HBL (House Bill of lading – vận đơn đường biển do FWD phát hành), MBL (Master bill of lading – Vận đơn đường biển do hãng tàu phát hành), hóa đơn, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói hàng hóa, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa…để gửi cho nhà nhập khẩu.
Bộ chứng từ pre alert của hàng nhập
Còn đối với hàng xuất thì bộ chứng từ Pre alert gồm có các loại giấy tờ quan trọng như:
- Nhân viên chứng từ sẽ lấy lệnh giao hàng Delivery Order (D/O) cùng với các chứng từ khác như: Lệnh giao hàng thứ cấp (bản sao lệnh giao hàng phải có dấu xác nhận, vận đơn chủ từ hãng tàu, vận đơn thứ cấp từ công ty giao nhận hàng hóa)
- Tiến hành phát hành D/O cho khách hàng và thu phí làm hàng, kho bãi hay các chi phí khác có liên quan tới quy trình làm hàng.
- Cũng tương tự như đối với hàng xuất, bạn phải nhớ lưu trữ vận đơn, các bản sao của D/O, hóa đơn, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy giới thiệu…cẩn thận để tránh những phát sinh về hàng hóa sau đó.
Quy trình gửi pre alert như thế nào?
Hiện nay, để giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và tiền bạc, các doanh nghiệp thường lựa chọn gửi pre alert qua phần mềm thay vì gửi qua đường bưu điện như trước. Dưới đây là quy trình gửi pre alert cụ thể mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc:
Bước 1: Click chuột vào Outbound, chọn Sea Freight và chọn mục Pre Alert để tạo một biên bản pre alert để gửi đi.
Bước 2: Sau đó một tờ khai sẽ hiện ra và bạn cần nhập số file/job để tìm số file/job. Hoặc ngoài ra, để tiết kiệm thời gian thì bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm. Trong file lưới sẽ bao gồm các thông tin chi tiết về giá trị lô hàng, ngày tháng vận chuyển,… và ngoài ra sẽ còn có các thông tin khác.
Để đảm bảo cho quá trình tìm kiếm dữ liệu và đối chiếu chứng từ không xảy ra sai sót thì bạn bắt buộc phải nhập thủ công số container. Hoặc ngoài ra để tránh nhầm lẫn, bạn có thể sử dụng lệnh copy paste.
Bước 3: Gửi bản khai Pre Alert vừa hoàn thành cho Agent đại lý tại nước ngoài thông qua địa chỉ email.
- Ở mục From: Bạn cần nhập địa chỉ công ty của mình.
- Ở mục To: Cần điền địa chỉ email tiếp nhận Pre Alert, chính là địa chỉ email của đại lý tại nước ngoài vào mục này.
- Bên dưới sẽ có một mục đính kèm, nếu người sử dụng muốn sử dụng công cụ này thì cần tích dấu tích vào mục đó rồi chọn các chứng từ muốn đính kèm như vận đơn, Invoice (hóa đơn), Packing list, Manifest (Bản kê khai hàng hóa) hay các chứng từ khác,…
Bạn có thể ấn vào mục Pre – View để xem trước email mà mình sẽ gửi cho bên đại lý Agent. Và sau khi đã xác định được các dữ liệu cùng thông tin đã điền là chính xác thì bạn có thể hoàn tất quá trình bằng cách nhấn vào Send để gửi email cho bên đại lý.
Trên đây là những thông tin về Pre alert là gì, bộ chứng từ hàng hóa Pre alert gồm có những gì, quy trình gửi Pre alert mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng qua những chia sẻ về Pre alert là gì ở bài viết mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích!
Tìm hiểu thêm: Khai manifest là gì?
