Purchase Order (PO) – đơn đặt hàng là một thuật ngữ được nhắc đến nhiều trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. PO được hiểu đơn giản là đơn đặt hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Vậy PO là gì? Cùng tìm hiểu những thông tin cần biết về đơn đặt hàng trong bài viết dưới đây.
PO là gì?
Purchase Order là gì? PO là viết tắt của Purchase Order là thuật ngữ chỉ đơn đặt hàng. Đây là một chứng từ thương mại ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu của người mua. Trong giao dịch hàng hóa quốc tế, PO được hiểu là việc người bán xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ với người mua, có đầy đủ chữ ký của hai bên.
Đơn đặt hàng bao gồm tất cả các chi tiết liên quan đến giao dịch mua hàng của doanh nghiệp. Bao gồm số lượng mặt hàng được mua, giá tiền trên mỗi đơn vị đã được người mua và người bán thỏa thuận, kiểu dáng, màu sắc của hàng hóa… Các đơn đặt hàng đều được đánh số để dễ dàng theo dõi và kiểm tra hồ sơ vận chuyển.
Đơn đặt hàng có một số đặc điểm cơ bản:
- Đơn đặt hàng có giá trị tương đối lớn.
- PO Logistics là giao dịch đầu tiên và không có thông tin trước đó.
- PO là một mắt xích trong giao dịch kiểu chuỗi (giao dịch dài hạn, liên kết với đơn vị cung cấp).
Nội dung chính của PO
Mỗi đơn đặt hàng đều có nội dung chi tiết liên quan đến hàng hóa. Có thể hiểu Purchase Order giống như hợp đồng mua bán theo hình thức đơn giản có sự thỏa thuận của người mua và người bán. Một đơn đặt hàng có hiệu lực khi có đầy đủ các thông tin dưới đây:
- Number and Date: Số và ngày lập PO
- Seller/Buyer: Name, Contact, Tel/fax: Tên và thông tin liên hệ của người bán, người mua
- Goods Description/Commodity/Product: Mô tả sản phẩm, dịch vụ trong đơn hàng
- Quantity: Số lượng sản phẩm, dịch vụ
- Specifications/Quality: Thông số kỹ thuật của sản phẩm, dịch vụ
- Unit Price: Đơn giá hàng hóa
- Total Amount: Giá trị hợp đồng
- Payment Terms: Điều kiện thanh toán
- Incoterms: Điều kiện giao hàng
- Special Instruction: Các điều kiện đặc biệt trong giao hàng quốc tế như Discount, FOC…
- Signature: Chữ ký của người mua và người bán
Vai trò của PO trong xuất nhập khẩu
Vai trò của PO là gì trong xuất nhập khẩu? Purchase Order có ý nghĩa vô cùng quan trọng với doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đơn đặt hàng được xem như tài liệu để kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng. PO cho phép làm rõ mọi nhu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ của người mua thông qua nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng cũng được xem như cơ sở pháp lý trong xuất nhập khẩu trong trường hợp người bán không cung cấp đúng và đủ sản phẩm như thỏa thuận trong PO. Đơn đặt hàng cũng bảo vệ người bán nếu người mua không thanh toán tiền hàng theo như thỏa thuận.
Có thể nói Purchase Order đã quy chuẩn hóa quá trình mua hàng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Vì vậy nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu ưu tiên sử dụng đơn đặt hàng hơn các chứng từ khác.
Phân biệt giữa Invoice và PO là gì?
Nhiều người vẫn thường nhầm lẫn hai thuật ngữ Invoice và Purchase order trong xuất nhập khẩu. Invoice được hiểu là hóa đơn và có ý kiến cho rằng PO cũng được hiểu là một dạng hóa đơn. Thực chất Invoice và PO không giống nhau, để hiểu rõ hơn về sự khác biệt này hãy tham khảo bảng so sánh dưới đây.
| Tiêu chí | Invoice (Hóa đơn) | PO (Đơn đặt hàng) |
| Đơn vị phát hành | Bên bán hàng chuẩn bị và giao cho bên mua hàng. | Bên mua hàng chuẩn bị và giao cho bên bán hàng. |
| Yêu cầu phát hành | Được tạo khi bên mua đã thực hiện mua hàng thành công. Invoice tự động xuất và được quản lý công nợ trên các phần mềm hỗ trợ. | Được tạo khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. |
| Mục đích phát hành | Dùng để lưu trữ thông tin giao dịch mua/ bán và yêu cầu người mua thanh toán các mặt hàng đã giao dịch. | Dùng để làm chứng từ thương mại ủy quyền cho người bán thực hiện các yêu cầu của người mua. |
| Thông tin chính | Các thông tin để xác nhận quá trình bán hàng và phục vụ hoạt động kế toán. | Các thông tin cần có trong hợp đồng mua bán sản phẩm, dịch vụ. |
Quy trình sử dụng PO
Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp kinh doanh mà quy trình sử dụng Purchase order có sự khác nhau. Quy trình 7 bước đơn giản mua hàng bằng PO cụ thể như sau:
Bước 1: Người mua tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ và quyết định đặt đơn hàng cho doanh nghiệp.
Bước 2: Người mua xuất đơn đặt hàng PO và gửi cho người bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
Bước 3: Người bán nhận PO, xác nhận lại với bên mua về khả năng đáp ứng đơn hàng của doanh nghiệp. Nếu người bán không thể thực hiện đơn hàng trong thời gian thỏa thuận thì PO sẽ bị hủy.
Bước 4: Người bán chuẩn bị đơn hàng, đảm bảo cung cấp đủ số lượng sản phẩm, dịch vụ theo đúng tiến độ người mua yêu cầu.
Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng đơn hàng, người bán sẽ vận chuyển đơn hàng đến người mua.
Bước 6: Người bán lập hóa đơn (Invoice) cho đơn đặt hàng (Purchase order), trong đó sử dụng số PO mà người mua đã gửi để khớp các thông tin. Điều này cũng giúp quá trình kiểm tra đơn hàng diễn ra nhanh nhất.
Bước 7: Người mua nhận hàng, kiểm tra hàng và thực hiện thanh toán cho người bán.
Cách để quản lý PO hiệu quả
Purchase order là một chứng từ quan trọng của mỗi doanh nghiệp kinh doanh. Việc quản lý PO hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được hoạt động kinh doanh và tối ưu lợi nhuận, cũng như phát triển quy mô của công ty lên.
- Triển khai hệ thống mua hàng để kiểm soát vấn đề về chi phí, giúp ngăn ngừa mua hàng không đạt yêu cầu và sự trùng lặp sản phẩm trong cùng đơn hàng
- Quản lý hồ sơ và tài liệu cho quá trình kiểm toán của doanh nghiệp
- Quản lý nhà cung cấp mà công ty đã từng đặt hàng. Giúp cho công ty nhanh chóng chọn được những nhà cung cấp làm việc uy tín, cung cấp hàng hóa chuẩn chất lượng
- Đưa ra các đề mục cần đánh giá và kiểm tra chất lượng đơn hàng, giúp duy trì sự chính xác cho các đơn đặt hàng
Trên đây là một số thông tin cơ bản về PO trong xuất nhập khẩu. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho bạn khi tìm hiểu các thuật ngữ liên quan đến purchase order trong hoạt động kinh doanh. Truy cập Website Cargonow để tham khảo thêm những bài viết khác về lĩnh vực xuất nhập khẩu nhé.
