Quy trình nhập khẩu hàng hóa cần thực hiện như thế nào? Hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển và có những bước tiến lớn tại thị trường Việt Nam. Nhiều doanh nghiệp đã tham gia lĩnh vực xuất nhập khẩu để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tìm hiểu ngay quy trình nhập khẩu hàng hóa trong bài viết dưới đây!
Các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa hiện nay
Tùy vào từng loại hàng hóa mà sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa có sự khác nhau. Dưới đây là 12 bước cơ bản của quy trình nhập khẩu hàng hóa áp dụng cho mọi doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định loại hàng hóa
Trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa, đơn vị nhập hàng cần xác định loại hàng hóa để tiến hành đầy đủ các thủ tục cần thiết. Vì không phải loại hàng hóa nào cũng được phép nhập khẩu vào Việt Nam và nhà nước có các chính sách nhập khẩu riêng của từng loại hàng hóa.
Các loại hàng hóa nhập khẩu cụ thể như sau:
- Hàng hóa được phép nhập khẩu theo điều kiện: Những sản phẩm nhập khẩu đã có giấy phép nhập khẩu được phát hành bởi cơ quan có thẩm quyền. Hoặc sản phẩm đáp ứng đủ các yêu cầu để được cấp phép nhập khẩu tự động. Danh mục hàng hóa nhập khẩu theo điều kiện thuộc Nghị định 69/2018/NĐ-CP (Phụ lục III).
- Hàng hóa cần xin giấy phép kiểm tra chuyên ngành: Các mặt hàng cần được cấp phép kiểm tra vệ sinh dịch tễ hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật. Chẳng hạn như thực phẩm, máy móc, đồ điện tử, thiết bị công nghệ…
- Hàng hóa bị cấm nhập khẩu vào thị trường Việt Nam: Các sản phẩm thuộc danh mục hàng hóa bị cấm nằm trong Nghị định 69/2018/NĐ-CP (Phụ lục I). Như súng ống, hóa chất độc hại, bom, vũ khí lạnh, ma túy…
Bên cạnh xác định loại hàng hóa, đơn vị nhập khẩu cũng phải xã định mã hàng hóa để kiểm tra chính sách thuế áp dụng cho mặt hàng đó. Hiện nay Việt Nam áp dụng hệ thống phân loại (HS) chi tiết 8 số để phục vụ nhu cầu quản lý nhập khẩu hàng hóa. Doanh nghiệp có thể gửi yêu cầu xác định mã HS tới Hải quan để tránh nhầm lẫn.
Bước 2: Ký kết hợp đồng thương mại
Hợp đồng thương mại (Sale Contract) là chứng từ mang tính pháp lý thể hiện giao dịch giữa đơn vị nhập khẩu và đơn vị xuất khẩu. Hợp đồng sẽ cung cấp thông tin về trách nhiệm, nghĩa vụ của bên bán và bên mua. Các nội dung trong Sale Contract được thỏa thuận dựa trên điều khoản của điều kiện giao hàng quốc tế Incoterms.
Bước 3: Đặt lịch tàu, kiểm tra và xác nhận Booking
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, để Booking tàu cần cung cấp các thông tin cần thiết cho đơn vị vận chuyển. Những thông tin cần xác nhận như cảng đi, cảng đến, cảng chuyển tải, tên hàng hóa, trọng lượng hàng hóa, thời gian đóng hàng, thời gian tàu chạy.
Kiểm tra và xác nhận Booking để chắc chắn đơn vị xuất khẩu sẽ gửi hàng theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng thương mại. Đồng thời ghi rõ yêu cầu về loại Container, độ thông gió, nhiệt độ… để đảm bảo chất lượng cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Bước 4: Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ người xuất khẩu
Để nắm được tiến độ vận chuyển hàng hóa và các thông tin về sản phẩm, đơn vị xuất khẩu cần theo dõi tiến trình đóng hàng qua cập nhật của người bán. Hoạt động này giúp người nhận xác định được hàng hóa và thông tin sản phẩm có đúng như thỏa thuận trên hợp đồng hay không.
Người xuất khẩu có trách nhiệm cung cấp các thông tin sau để người nhập khẩu theo dõi tiến trình đóng hàng:
- Ảnh chụp hàng hóa
- Ảnh chụp Container rỗng
- Ảnh chụp hàng hóa và bảng nhiệt độ (đối với hàng bảo quản đông lạnh)
Bước 5: Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa cần xác nhận lại chứng từ và kiểm tra giấy tờ nhập khẩu hàng hóa liên quan đến lô hàng. Cần kiểm tra mọi giấy tờ với đơn vị xuất khẩu để giúp quy trình nhập hàng thuận lợi hơn.
Nếu doanh nghiệp không muốn tốn thời gian giải quyết rắc rối khi làm thủ tục hải quan thì cần kiểm tra kỹ bước này.
Bước 6: Bên nhập khẩu nhận thông báo hàng đến
Trước khi tàu cập bến ít nhất 1 ngày đơn vị nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến. Thông thường hãng tàu hoặc đại lý Booking vận chuyển sẽ thông báo tới người nhận thông qua giấy thông báo(Arrival notice). Sau đó, người nhập khẩu sẽ lấy lệnh giao hàng D/O với các chứng từ như giấy ủy quyền, Bill gốc và giấy giới thiệu.
Bước 7: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành
Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa mà thời gian đăng ký kiểm tra chuyên ngành có sự chênh lệch. Dựa trên quy định của nhà nước về mặt hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần làm các thủ tục kiểm tra để được cấp chứng nhận cần thiết. Nếu không có giấy tờ kiểm tra chuyên ngành thì đơn hàng sẽ gặp khó khăn khi thông quan.
Bước 8: Khai và truyền tờ khai
Đơn vị nhập khẩu cần thực hiện khai và truyền tờ khai hải quan. Có hai cách để khai và truyền tờ khai là đến chi cục hải quan làm việc hoặc khai online trên hệ thống VNACCS của đơn vị Hải quan. Doanh nghiệp cần chờ kết quả trả về mới thực hiện được bước tiếp theo.
Sau khi truyền tờ khai, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả phân luồng của tờ khai, tùy theo vào luồng nào mà doanh nghiệp sẽ thực hiện thêm các bước tiếp theo:
Bước 9: Thông quan tờ khai và thanh lý tờ khai
Làm thủ tục thông quan để được phép lấy đơn hàng nhập khẩu. Các giấy tờ cần chuẩn bị để thông quan tờ khai như sau: giấy giới thiệu, tờ khai thông quan, Invoice, Packing List, Bill of Lading…
Sau khi hoàn thành các bước trên có thể tiến hành nộp mã vạch và tờ khai hải quan để thanh lý tờ khai. Đơn vị Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch doanh nghiệp đã nộp và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ tờ khai. Đơn vị Hải quan giữ lại 1 bộ tờ khai đã được thanh lý.
Bước 10: Nộp thuế cho lô hàng
Sau khi tờ khai đã được thông qua doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho đơn hàng. Đối với các đơn hàng nhập khẩu có 2 loại thuế chính cần nộp là thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Một số mặt hàng đặc thù cần nộp thêm thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế môi trường.
Tìm hiểu thêm: Nộp thuế nhập khẩu như thế nào?
Bước 11: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho
Để làm thủ tục đổi lệnh và chuyển đơn hàng về kho, doanh nghiệp cần chuẩn bị phương tiện chuyên chở và nhà kho bảo quản đơn hàng. Đơn vị nhập khẩu cần chắc chắn vẫn giữ lệnh giao hàng thì mới có thể làm việc với hãng tàu. Cần nộp thêm một số khoản phí theo quy định ( phí local charge) để được đổi lệnh và lấy hàng hóa.
Bước 12: Lưu trữ hồ sơ chứng từ
Sau khi hoàn tất việc lấy hàng và chuyển hàng hóa nhập khẩu về kho bãi của đơn vị, doanh nghiệp cần lưu trữ mọi hồ sơ chứng từ liên quan đến thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Điều này phục vụ cho trường hợp phát sinh các rủi ro, khiếu nại liên quan đến đơn hàng.
Một số lưu ý khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa có một số điều cần lưu ý như sau:
- Mỗi tờ khai chỉ được phép khai tối đa 50 mặt hàng. Trường hợp đơn hàng có nhiều hơn 50 loại hàng hóa thì cần khai bằng nhiều tờ khai và liên kết bằng số nhánh.
- Nếu làm thủ tục hải quan trong hai ngày thì trị giá tính thuế sẽ khác nhau. Lúc này, đơn vị hải quan cần dùng nghiệp vụ IDB để xử lý, hệ thống sẽ tự động lấy thuế suất trong ngày khai dự kiến.
- Đơn vị nhập khẩu không đáp ứng được điều kiện nhập khẩu sẽ bị từ chối cấp tờ khai.
- Trường hợp cùng một mặt hàng nhưng thời gian nộp thuế khác nhau thì người nhập khẩu cần làm các chứng từ tương ứng với từng thời gian nộp thuế.
Trên đây là các thông tin về 12 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa hiện nay. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu về lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa. Theo dõi các bài viết khác trên Website để tìm hiểu thêm thông tin trong thương mại quốc tế.
