SI trong xuất nhập khẩu là gì? Có thể hiểu SI hay Shipping instruction là giấy tờ bao gồm các thông tin liên quan trực tiếp tới giao nhận hàng hóa và được quy định về thông tin được điền rõ ràng. Vậy tại sao lại cần khai SI và nội dung của SI bao gồm những gì? Hãy cùng Cargonow đi tìm câu trả lời nhé!
SI là gì?
Định nghĩa SI
SI là viết tắt của Shipping Instruction – dịch dễ hiểu là “hướng dẫn giao hàng / vận chuyển của nhà xuất khẩu cho công ty giao nhận vận tải (Forwarder)“.
- Mục đích của SI là: hạn chế tối đa các sai sót, đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa được diễn ra theo đúng yêu cầu của bên xuất khẩu.
Vai trò của SI trong xuất nhập khẩu
SI đóng vai trò rất quan trọng, nó là mẫu hướng dẫn giao nhận hàng hóa, giống như một bản nháp trước. Bên Forwarder thường sẽ yêu cầu bên xuất khẩu gửi SI trước khi lập Bill Of Lading để thống nhất các thông tin ghi trên các chứng từ thủ tục khi vận chuyển đơn hàng.
Nội dung thể hiện trên SI
Thông thường trên SI sẽ thể hiện được các thông tin cần thiết sau:
- Ngày, tháng, số mã đơn đặt hàng (số booking) : đây là các thông tin bắt buộc giúp phân biệt các đơn đặt hàng khác nhau, đảm bảo thời gian giao hàng đúng tiến độ.
- Tên của tàu/ chuyến bay hay công ty vận chuyển sẽ tùy thuộc vào loại hình vận chuyển bằng con đường nào và do ai vận chuyển.
- Tên của người gửi hàng ( bên xuất khẩu hàng hóa).
- Tên chính xác của người nhận hàng (bên nhập khẩu).
- Số container, số seal ( đối với hàng nguyên Container). Đối với hàng lẻ thì cần thông tin tem nhãn vận chuyển.
- Các thông tin mô tả hàng hóa như tên hàng hóa, trọng lượng, số lượng, kích thước, đặc tính của hàng hóa (như hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh… ) hay thể tích hàng dạng lỏng.
- Thông tin về cảng xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (POL) và cảng dỡ hàng tại nước nhập khẩu (POD).
- Phương thức thanh toán các phí vận tải: tùy vào thỏa thuận mà sẽ có các cách thức thanh toán khác nhau.
- Các thông tin cần thiết được bổ sung (nếu có).
Hướng dẫn chi tiết cách khai báo SI
Thông thường sẽ có 2 cách khai báo SI đó là khai báo trên website của hãng tàu mà mình thuê vận chuyển hoặc khai báo qua email.
Khai báo SI trên website hãng tàu
Đây là cách phổ biến để chấp thuận các thông tin SI hiện nay. Một số hãng tàu sẽ cho phép chúng ta có thể sửa chữa linh hoạt các thông tin khi đã tạo SI trên website của họ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và thuận lợi hơn.
Khai báo SI qua email
Đối với bên xuất khẩu: sẽ tiến hành gửi SI đến cho hãng tàu/ Forwarder đối với hãng tàu yêu cầu submit các thông tin qua email hoặc đơn vị giao nhận vận tải nếu sử dụng dịch vụ của họ.
Đối với đơn vị giao nhận vận tải: sau khi nhận SI từ bên xuất khẩu, họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để tiến hành làm bill (đối với hãng tàu có yêu cầu gửi SI qua email).
Ai là người yêu cầu làm SI?
Nếu bên xuất khẩu liên hệ trực tiếp với hãng tàu thì việc gửi SI sẽ diễn ra trực tiếp. Tức là bên xuất khẩu sẽ gửi thông tin SI trực tiếp tới hãng tàu.
Nếu bên xuất khẩu làm việc thông qua đơn vị giao nhận vận tải thì bên xuất khẩu sẽ gửi SI tới cho bên vận tải sau đó bên vận tải sẽ gửi SI tới hãng tàu.
Trường hợp, bên xuất khẩu gửi SI muộn khi đã hết thời gian submit SI thì họ có thể mất phí hoặc không thể vận chuyển và bị rớt đơn hàng. Vì vậy, bên đơn vị vận tải cần chủ động liên hệ với bên nhập khẩu để gửi SI đúng thời hạn.
Trên đây là bài viết chia sẻ các thông tin về Shipping Instruction và trả lời được câu hỏi SI là gì? Cách khai báo SI chi tiết…Hy vọng bài viết giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về SI và áp dụng nó trong giao nhận hàng hóa.
