Mã SKU là phương tiện được sử dụng để đặt tên cho sản phẩm và hỗ trợ công việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Bên cạnh vai trò đó, mã SKU còn có ý nghĩa lớn đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nội dung chính của bài viết sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ SKU là gì và những chủ đề khác liên quan đến mã SKU.
Mã SKU là gì?
SKU là gì? Đây là từ viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, hay đơn vị lưu giữ hàng tồn kho. Đây là mã số sử dụng cho một loại hàng hóa duy nhất để theo dõi hàng tồn kho nội bộ của doanh nghiệp. Mã SKU trên sản phẩm chính là phương pháp để phân loại hàng hóa trong kho được chi tiết hơn. Cách phân loại có thể dựa vào kiểu dáng, kích thước, chất liệu, ngày sản xuất, giá cả, màu sắc, thành phần của chất…
Mã SKU trên sản phẩm sẽ thể hiện những đặc điểm đặc trưng của từng sản phẩm thuộc phân loại. Người quản lý kho hàng có thể dựa vào mã này để nhận biết các loại sản phẩm khác nhau.
Dưới đây là một số đặc điểm của SKU:
- Mã SKU thường dài 8 – 12 chữ số hoặc hơn tùy theo nhu cầu.
- Các sản phẩm thuộc phân loại khác nhau sẽ được gán các số SKU khác nhau.
- Mã SKU được dán trên hàng hóa phụ thuộc vào từng doanh nghiệp. Họ có thể tạo mã sao cho phù hợp với nhu cầu của chính mình, nhà cung cấp hay khách hàng tiêu dùng.
- Mã SKU trên sản phẩm mang tính quy ước lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp chứ không theo quy ước cố định.
Vai trò quan trọng của SKU trong quản trị kho hàng
Vai trò của SKU là gì? Mã SKU có vai trò quan trọng trong quản trị kho hàng hóa và trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Vai trò của mã SKU trong quản trị kho hàng:
- SKU giúp doanh nghiệp theo dõi được chính hãng lượng hàng tồn kho. Từ đó, tránh hiện tượng hàng tồn kho ảo.
- Xác định được thời điểm đặt hàng sản phẩm mới để tránh hết hàng kinh doanh.
- Nhanh chóng tìm kiếm được sản phẩm khi cần.
- Liên kết, quản lý hiệu quả được hàng hóa ở nhiều kho khác nhau hoặc trong một kho rộng lớn.
- Hạn chế được tình trạng thất thoát hàng hóa.
Vai trò của mã SKU trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp:
- Dự báo nhu cầu của thị trường và doanh số bán hàng: dựa vào SKU, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng biết được sản phẩm có đặc điểm nào có lượng tiêu thụ mạnh nhất, sản phẩm nào có lượng tiêu thụ chậm. Từ đó, cân đối giữa số lượng nhập kho của từng loại để vốn không bị tồn đọng quá lâu.
- Nhận biết được đặc điểm của sản phẩm bán chạy nhất. Từ đó phát triển sản phẩm mới dựa trên nền tảng là đặc điểm đó.
- Thúc đẩy lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng: SKU giúp doanh nghiệp nhận biết số lượng cầu thị trường và thời điểm khách hàng mua nhiều nhất. Từ đó, khách hàng có thể mua được sản phẩm bất cứ khi nào họ cần. Sự thất vọng do hết hàng, không đủ số lượng ít khi xảy ra.
- Cung cấp cho khách hàng những đề xuất thay thế và tăng doanh số bán hàng. Dựa vào SKU, người bán xác định được đặc điểm mà khách hàng tìm kiếm. Nếu sản phẩm bị hết thì người bán định hướng người mua sản phẩm thay thế có đặc điểm tương tự.
Cách đặt mã SKU dễ nhớ, dễ nhìn
Mã SKU sản phẩm của mỗi doanh nghiệp sẽ có những yếu tố khác nhau. Dưới đây là một số yếu tố được doanh nghiệp sử dụng nhiều:
- Tên nhà sản xuất hoặc thương hiệu.
- Mô tả ngắn về đặc điểm sản phẩm: kiểu dáng, kích thước, chất liệu, giá cả, màu sắc, thành phần của chất…
- Thời gian mua hàng: ngày, tháng, năm.
- Ký hiệu về kho lưu trữ hàng nếu doanh nghiệp có nhiều kho khác nhau hoặc trong kho có phân khu.
- Kích thước sản phẩm
- Màu sắc sản phẩm
- Tình trạng sản phẩm: mới, đã qua sử dụng…
Sự khác nhau giữa mã SKU và mã UPC
Mã SKU và UPC đều dùng để định danh cho sản phẩm. Tuy nhiên, hai mã này lại có sự khác nhau về nhiều tiêu chí. Dưới đây là bảng so sánh giữa SKU và UPC:
| Tiêu chí | SKU | UPC |
| Mục tiêu | Tối ưu hóa cho hoạt động kiểm soát kho hàng nội bộ | Tiêu chuẩn hóa để bất kỳ ai đều có thể đọc hiểu được |
| Mức độ linh hoạt khi tạo mã | Linh hoạt theo từng doanh nghiệp. | Được tạo theo quy ước có sẵn |
| Đơn vị tạo mã | Doanh nghiệp sản xuất, bán… | Tổ chức Tiêu chuẩn Toàn cầu (Global Standards Organization) ban hành |
| Số lượng mã/cùng một loại sản phẩm | Có thể có nhiều mã tùy theo cách đặt của các doanh nghiệp khác nhau | Chỉ có 1 mã duy nhất |
| Phạm vi sử dụng | Dùng trong nội bộ doanh nghiệp, cửa hàng là chủ yếu | Sử dụng rộng rãi, có thể dùng trong quốc gia, quốc tế |
| Ký tự trong mã | Có thể bao gồm số, chữ, ký tự đặc biệt | Chỉ bao gồm số |
| Độ dài mã | 8 – 12 ký tự là phổ biến nhất, có thể hơn hoặc kém tùy doanh nghiệp | Cố định 12 ký tự số |
| Ứng dụng | Xác định đặc điểm sản phẩm | Xác định nhà sản xuất và thông tin đầy đủ của mặt hàng |
Những lưu ý khi đặt mã SKU
Không quá tham lam trong việc thể hiện thông tin sản phẩm
Mã SKU dùng để thể hiện thông tin sản phẩm nhưng không có nghĩa là nên đưa một lượng lớn thông tin vào đó. Doanh nghiệp cần cân nhắc những thông tin nào là đặc trưng, quan trọng, khác biệt để phân biệt với các loại sản phẩm khác để đưa vào SKU. Chắc hẳn không có người quản lý kho hàng nào muốn nhìn thấy SKU dài tới 20 ký tự vì khi nhập liệu và tìm sản phẩm sẽ vô cùng choáng ngợp.
Lựa chọn cách biểu diễn mã SKU phù hợp
Màu sắc, kích thước, chất liệu, trạng thái tồn tại… là những đặc tính nên đưa vào SKU để đặt tên cho sản phẩm. Người làm SKU nên lựa chọn các ký hiệu biểu thị từng đặc tính phù hợp để chúng không bị nhầm lẫn với nhau.
Mã SKU dùng để thể hiện thông tin quan trọng của sản phẩm. Do vậy, đặt tên càng đơn giản sẽ càng mang lại hiệu quả sử dụng cho mọi người trong thời gian dài.
Thống nhất cách sắp xếp cho các trường thông tin
Các trường thông tin trong SKU nên được sắp xếp từ danh mục lớn đến nhỏ. Như vậy, khi nhìn vào mã, người tìm kiếm sẽ dễ dàng định danh được sản phẩm.
Các ký tự sử dụng trong mã SKU
Người làm mã SKU không nên sử dụng đồng thời chữ O hoặc I cùng với số 0 hoặc 1 khi đặt tên SKU vì dễ gây nhầm lẫn. Một điều khác, ký tự “/” trong Excel thường dùng để biểu diễn ngày. Do vậy, mã SKU có ký tự này thì Excel sẽ hiểu là dữ liệu đó là kiểu thời gian ngày tháng năm. Thông thường, người làm mã SKU sẽ hạn chế đưa ký tự đặc biệt vào SKU.
Nội dung chính của bài viết đã chỉ ra khái niệm mã SKU là gì? Vai trò, cách đặt và những lưu ý khi đặt mã SKU. Đồng thời, bài viết cũng giúp bạn đọc phân biệt mã SKU và UPC – hai mã cùng dùng để thể hiện thông tin sản phẩm. Mong rằng với những chia sẻ trên, bạn sẽ có thêm hiểu biết về loại mã này để sử dụng hiệu quả trong doanh nghiệp.
