Surrender Bill of Lading hoặc đúng hơn là Surrendered Bill of Lading – là một loại vận đơn quan trọng trong vận tải đường biển. Vận đơn này cho phép bên nhập khẩu trong giao thương có thể lấy hàng nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Surrender Bill là gì?
Surrender Bill hay Surrendered Bill of Lading là một loại vận đơn xuất trình – vận đơn điện tử dùng trong giao nhận hàng hóa. Vận đơn Surrender Bill có thể dùng thay thế cho Vận đơn gốc (B/L) – hóa đơn do các hãng tàu hoặc Forwarder phát hành. Vận đơn này hỗ trợ các đơn vị giữ hàng có thể xác nhận thông tin hàng hoá nhanh chóng hơn.
Tờ khai và nội dung của Surrender Bill cũng tương đồng với vận đơn gốc và thường được sử dụng kèm với Telex Release – điện giao hàng.
- Vận đơn – Surrendered Bill sẽ do hãng tàu phát hành, được in Logo hãng tàu nếu làm Master Bill of Lading.
- Trường hợp là House B/L thì vận đơn điện tử sẽ do Forwarder phát hành và được in Logo của công ty Forwarder.
Tìm hiểu thêm: Switch bill là gì?
Bill Surrender có tác dụng gì?
Tác dụng chính của Surrendered Bill là để giảm bớt ảnh hưởng của việc chậm trễ trong quá trình giao vận đơn gốc (từ bên xuất khẩu tới bên nhập khẩu). Thông thường, thủ tục vận chuyển hàng hoá bằng đường biển có 3 loại vận đơn được sử dụng:
- Bill of Lading – Vận đơn gốc
- Surrendered Bill
- Seaway Bill (vận đơn đường biển)
Trong đó, vận đơn gốc có hai tác dụng là xác nhận Consignee (người mua hàng) đã nhận được hàng và dùng để đổi lệnh giao hàng.
Tuy nhiên, vận chuyển quốc tế có thể xảy ra các rủi ro khiến vận đơn gốc không kịp gửi cho các Consignee, dẫn tới:
- Khi đơn hàng đã đến nơi nhưng B/L gốc chưa đến kịp thì các Consignee cũng không thể nhận được hàng. Chính vì vậy, xu hướng sử dụng Surrendered Bill – Vận đơn điện tử dần thay thế cho việc sử dụng B/L gốc, hỗ trợ nhà nhập khẩu hoàn thành thủ tục nhanh hơn.
- Nếu các thủ tục làm Bill gốc phức tạp thì đối với vận đơn điện tử mọi thủ tục đều được giản lược, thời gian làm thủ tục nhanh hơn. Các bên có thể sử dụng bản Email/Fax cũng cung cấp đủ thông tin để nhận hàng.
Hướng dẫn chi tiết quy trình làm Surrender Bill
3.1 Quy trình làm Bill Surrender thông thường
Quy trình làm Bill Surrender thông thường như sau:
- Bước 1: Đóng phí làm vận đơn điện tử cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ cung cấp Surrender Bill có đầy đủ nội dung như Bill gốc với chữ “Surrendered” được in đậm màu xanh hoặc đỏ bên trên.
- Bước 2: Hãng tàu tại nơi gửi sẽ gọi điện cho nơi nhận hàng để giải phóng hàng hóa. Chính vì vậy mà loại Bill điện tử này còn được gọi là điện giao hàng. Một số hãng tàu sẽ không gọi điện Telex Release mà dùng hình thức gửi Email để thông báo.
- Bước 3: Gửi bản Surrender Bill cho đơn vị nhận hàng. Điểm khác biệt duy nhất của vận đơn điện tử so với vận đơn gốc là không có chữ ký gốc của hãng tàu.
3.2 Quy trình làm Bill Surrender khi đã có vận đơn gốc
Nhiều trường hợp người nhận hàng và người gửi hàng đã thống nhất dùng vận đơn gốc. Tuy nhiên do quá trình chuyển phát mất nhiều thời gian hơn nên hàng hóa đến trước Bill gốc. Lúc này nếu người nhận hàng muốn lấy hàng luôn thì cần có Bill Surrender.
Quy trình làm Bill Surrender khi đã có vận đơn gốc như sau:
- Bước 1: Đơn vị gửi hàng cần mang toàn bộ Bill gốc (gồm 3 bản chính) đến hãng tàu và làm thủ tục trả lại.
- Bước 2: Đóng phí hủy vận đơn gốc và làm vận đơn điện tử mới. Tức là chi phí làm Surrender Bill sau khi đã làm vận đơn gốc sẽ tốn gấp 2 lần quy trình làm vận đơn bình thường. Hãng tàu sẽ tiêu hủy toàn bộ vận đơn gốc và tiến hành cung cấp vận đơn điện tử có nội dung đầy đủ cho bạn.
- Bước 3: Hãng tàu tại nơi gửi sẽ gọi điện cho nơi nhận hàng để giải phóng hàng hóa và gửi bản Surrender Bill cho người nhận hàng.
Trường hợp nào nên sử dụng Surrendered Bill?
Sử dụng cả người gửi hàng và người nhận hàng sẽ không cần lo lắng đến vấn đề hàng hóa đến trước vận đơn nữa. Nắm trong tay vận đơn điện tử là bạn đã có đủ quyền hạn để nhận hàng. Có hai trường hợp nên sử dụng Surrendered Bill.
Trường hợp 1: Người nhận không dự đoán được việc bị chậm Bill gốc.
Các hãng tàu thường phát hành Bill gốc rất nhanh, chỉ khoảng 1 ngày sau khi tàu khởi hành là người gửi đã có Bill gốc. Nhưng nếu hàng hóa đã cập cảng mà người nhận chưa được gửi Bill gốc thì cũng không thể lấy được hàng. Điều này dẫn đến tình trạng lưu kho hàng tại bãi, tốn thêm chi phí gửi hàng.
Trường hợp Bill gốc bị chậm thường xảy ra với các chuyến tàu tuyến ngắn. Chẳng hạn như dự tính vận chuyển đơn hàng từ cảng biển Hồng Kông đến cảng Hải Phòng trong 3 ngày. Nhưng chỉ mất 2 ngày đơn hàng đã đến cảng Hải Phòng, lúc này người gửi chưa kịp chuyển Bill gốc cho người nhận.
Trong trường hợp này, giải pháp tốt nhất là người nhận sẽ yêu cầu người gửi hủy vận đơn gốc và xin cấp vận đơn điện tử. Thủ tục cấp vận đơn nhanh chóng, người nhận hàng sẽ được hãng tàu thông báo trực tiếp để giải phóng hàng. Như vậy vừa tránh được những chi phí phát sinh thêm vừa kiểm soát được quyền nhận hàng.
Trường hợp 2: Người nhận và người gửi đã thống nhất sẽ sử dụng Surrendered Bill.
Trong một số trường hợp người nhận đã dự đoán trước được Bill gốc bị chậm, hoặc người nhận không muốn phụ thuộc vào Bill gốc thì có thể thống nhất với người gửi sử dụng Surrendered Bill. Như vậy Bill gốc sẽ không được phát hành và quy trình làm Bill Surrender cũng đơn giản hơn rất nhiều.
Trường hợp này thường xảy ra khi người nhận và người gửi đã hợp tác lâu dài và tin tưởng lẫn nhau. Chẳng hạn như quan hệ khách hàng thân thiết, công ty mẹ chuyển hàng cho công ty con… Sử dụng Bill Surrender ngay từ đầu sẽ bớt một khoản chi phí hủy vận đơn, người nhận cũng có thể lấy hàng ngay khi hàng cập cảng.
Những lưu ý khi sử dụng vận đơn Surrendered Bill
Surrendered Bill mang đến nhiều tiện lợi cho cả người gửi hàng và người nhận hàng. Nhưng không phải lúc nào cũng có thể dùng vận đơn điện tử để lấy hàng hóa. Một số lưu ý khi sử dụng Surrendered Bill như sau:
- Chi phí phát hành Surrendered Bill cao hơn chi phí phát hành Bill gốc. Loại vận đơn này không có giá trị chuyển nhượng nên không thể sử dụng để đặt cọc ngân hàng. Trường hợp đơn vị nhận hàng muốn đặt cọc lô hàng sử dụng vận đơn điện tử để lấy vốn xoay vòng là không thể xảy ra.
- Shipper và Consignee sử dụng Surrendered Bill chỉ khi đơn hàng đã được thanh toán hoàn toàn. Vận đơn điện tử không áp dụng đối với thanh toán L/C để tránh trường hợp người nhận hàng từ chối nhận đơn hoặc không trả tiền. Do đó trước khi yêu cầu hãng tàu thả hàng, đơn vị gửi hàng cần kiểm tra thanh toán của đơn vị nhận hàng.
- Thanh toán đúng hẹn sẽ tránh được trường hợp người nhận không lấy được hàng và phải chịu thêm các chi phí phát sinh. Chỉ khi Shipper và Consignee đặc biệt tin tưởng nhau thì một số hãng tàu mới cho phép nhận hàng khi chưa thanh toán.
Trên đây là một số thông tin về Vận đơn – Surrender Bill bài viết đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng qua bài viết bạn đã có câu trả lời cho vấn đề Surrender Bill là gì. Nắm vững các thuật ngữ về xuất nhập khẩu sẽ giúp công việc kinh doanh của doanh nghiệp thuận lợi hơn.
