Tờ khai hải quan là một chứng từ quan trọng đối với hoạt động xuất nhập khẩu. Bất cứ doanh nghiệp nào có hoạt động vận chuyển hàng hóa quốc tế đều cần biết đến loại giấy tờ này. Vậy tờ khai hải quan là gì và cách điền như thế nào? Tìm hiểu chi tiết tờ khai hải quan trong bài viết dưới đây của Cargonow nhé!
Tờ khai hải quan là gì?
Khi một doanh nghiệp xuất, nhập khẩu hàng hóa thì cần làm các thủ tục cần thiết với bên hải quan. Trong đó, hoạt động kê khai tờ khai hải quan bắt buộc phải thực hiện.
Khái niệm
Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là văn bản do chủ hàng hoặc chủ phương tiện kê khai. Trong đó có các thông tin về tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng cụ thể, thể hiện hàng hóa xuất/nhập khẩu đến nước nào, hàng hóa khi đó được coi là hợp pháp. Tờ khai hải quan được đơn vị hải quan sử dụng để kiểm soát các đơn hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào nước ta.
Mẫu tờ khai hải quan cần được kê khai thông tin đầy đủ và chính xác. Nếu trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu mà doanh nghiệp không khai báo hoặc khai báo sai thì đơn hàng sẽ không thể tiến hành hoạt động xuất/nhập khẩu.
Hiện nay có hai hình thức kê khai hải quan là kê khai trực tiếp và kê khai trực tuyến. Doanh nghiệp có thể nộp tờ khai tại văn phòng làm việc của đơn vị phụ trách. Hoặc tiến hành kê khai thông qua các phần mềm hải quan điện tử.
Phân luồng trong tờ khai hải quan
Sau khi tiến hành nộp tờ khai hải quan, đơn vị hải quan sẽ có kết quả phân luồng cho lô hàng. Phân luồng sẽ dựa trên mức độ tuân thủ của chủ hàng đối với các quy định xuất nhập khẩu. Hiện nay, kê khai hải quan được chia thành 3 luồng như sau:
Phân luồng xanh: Lô hàng được phân vào luồng xanh sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa và kiểm tra chi tiết hồ sơ doanh nghiệp. Đây cũng là luồng các doanh nghiệp đều mong muốn được phân vào khi tiến hành làm tờ khai hải quan. Chỉ những đơn vị chấp hành tốt các quy định pháp luật về xuất nhập khẩu, đã thực hiện khai hàng hóa đó cho nhiều lô hàng xuất/nhập khẩu mới được phân luồng xanh.
Phân luồng vàng: Lô hàng được miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa nhưng phải kiểm tra hồ sơ. Các doanh nghiệp được phân vào luồng vàng cần chấp hành tốt quy định về xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị thuộc các dự án miễn thuế; hàng hóa trong khu thương mại tự do, hàng hóa trong trường hợp đặc biệt…
Phân luồng đỏ: Lô hàng thuộc luồng đỏ cần được kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế lô hàng. Tùy thuộc vào tình hình của doanh nghiệp mà hải quan đưa ra mức độ kiểm tra thực tế phù hợp.
- Mức độ kiểm tra chi tiết không quá 5%: Được tiến hành để đánh giá mức độ tuân thủ luật pháp của doanh nghiệp. Nếu không có sau phạm sẽ được thông qua bình thường.
- Mức độ kiểm tra chi tiết 10%: Hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế nhưng hải quan phát hiện dấu hiệu sai phạm nên tiến hành kiểm tra.
- Mức độ kiểm tra chi tiết 100%: Đối với các doanh nghiệp vi phạm nhiều lần luật pháp xuất nhập khẩu.
- Sau khi có kết quả phân luồng cho tờ khai, nếu tờ khai không phải luồng xanh thì doanh nghiệp sẽ tiến hành thông quan hàng hóa.
*Để tìm hiểu về các bước trình tự thông quan cho lô hàng thì bạn có thể tham khảo bài viết “Thông quan là gì? Thủ tục thông quan hàng hóa như thế nào”
Nội dung kê khai hàng hóa trong tờ khai hải quan gồm những gì?
Tờ khai hải quan phải được điền trên giấy A4 màu trắng. Mẫu kê khai hàng hóa xuất khẩu sẽ khác với mẫu kê khai hàng hóa nhập khẩu. Nội dung của tờ khai gồm 2 phần: Phần A dành cho người kê khai; Phần B dành cho cục hải quan. Nội dung kê khai hàng hóa có các mục cụ thể sau đây:
| Mục kê khai | Nội dung kê khai |
| 1 | Số tờ khai hải quan, mã loại hình, mã phân loại kiểm tra, mã chi cục, ngày đăng ký kê khai. |
| 2 | Thông tin của đơn vị xuất khẩu, nhập khẩu (tên và địa chỉ). |
| 3 | Thông tin chi tiết về đơn hàng: Địa điểm lưu kho, ngày xuất kho, ngày nhập kho, phương tiện vận chuyển, địa điểm xếp dỡ hàng hóa, số lượng hàng hóa… |
| 4 | Các loại hóa đơn đi kèm như hóa đơn thương mại, giá trị hóa đơn… |
| 5 | Số thuế cần nộp. Nếu kê khai điện tử thì hệ thống sẽ tự động tính sau khi người kê khai điền các mặt hàng chi tiết. |
| 6 | Nội dung dành cho hệ thống hải quan. |
| 7 | Mục ghi chú các thông tin về tờ khai hải quan. |
| 8 | Danh sách các mặt hàng có trong lô hàng. |
Hướng dẫn cách điền tờ khai hải quan chi tiết
Dưới đây là hướng dẫn cách điền tờ khai hải quan chi tiết để tránh nhầm lẫn nội dung kê khai cũng như tiết kiệm thời gian cho người điền.
Hướng dẫn điền đối với người khai hải quan và tính thuế
Ở phần điền dành cho người khai hải quan và tính thuế, bạn cần điền lần lượt các nội dung sau:
+) Thông tin của người xuất khẩu (ô số 1): Người khai hải quan điền đầy đủ họ tên, địa chỉ, mã số thuế và thông tin liên lạc của người xuất khẩu.
+) Thông tin của người nhập khẩu (ô số 2): Người khai hải quan điền đầy đủ thông tin về người nhập khẩu như ở ô số 1.
+) Thông tin của người ủy quyền/ ủy thác (ô số 3): Người khai hải quan điền đầy đủ thông tin về người ủy quyền/ ủy thác như ở ô số 1.
+) Cục hải quan (ô số 4): Kê khai đầy đủ thông tin về cục hải quan bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên lạc, số hợp đồng, ngày làm hợp đồng.
+) Loại hình xuất nhập khẩu (ô số 5): Chọn một trong các loại mã loại hình được liệt kê trong tờ khai.
+) Giấy phép của cơ quan quản lý hàng hóa xuất khẩu (ô số 6): Điền đầy đủ thời gian được cấp phép và thời gian hết hạn.
+) Hợp đồng (ô số 7): Điền đầy đủ gia hạn/ hết hạn hợp đồng.
+) Hóa đơn thương mại (ô số 8): Điền các thông tin về số hóa đơn, thời gian làm hóa đơn.
+) Cửa khẩu xuất hàng (ô số 9): Điền tên cửa khẩu, địa chỉ cửa khẩu lô hàng được xuất khẩu.
+) Nước nhập hàng (ô số 10): Điền tên nước/vùng lãnh thổ được xác định là địa điểm lấy hàng cuối cùng. Điền mã nước/vùng lãnh thổ được cấp theo tiêu chuẩn ISO 3166.
+) Điều kiện giao hàng (ô số 11): Người khai hải quan cần ghi rõ điều kiện giao hàng mà đơn vị bán và mua đã thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.
+) Phương thức thanh toán (ô số 12): Người kê khai ghi rõ phương thức thanh toán đơn hàng được bên mua và bán thỏa thuận trong hợp đồng thương mại.
+) Đồng tiền thanh toán (ô số 13): Người kê khai ghi mã của loại tiền tệ được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại dùng để thanh toán. Nguyên tệ được áp mã dựa theo tiêu chuẩn ISO 4217.
+) Tỷ giá thuế (ô số 14): Người kê khai điền tỷ giá giữa đồng tiền thỏa thuận thanh toán với tiền Việt Nam. Tỷ giá thuế được tính theo thời gian làm tờ khai hải quan.
+) Mô tả hàng hóa (ô số 15): Người kê khai ghi chi tiết tên hàng, quy cách đóng gói, lại hàng hóa. Nội dung kê khai cần khớp với thông tin đã ghi trên hợp đồng thương mại và các tài liệu khác liên quan đến lô hàng. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi nội dung này vào “phụ lục tờ khai”.
+) Mã số hàng hóa (ô số 16): Người kê khai cần ghi rõ mã số phân loại hàng hóa dựa trên biểu thuế xuất/ nhập khẩu do Bộ Tài chính ban hành. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi nội dung này vào “phụ lục tờ khai”.
+) Xuất xứ hàng hóa (ô số 17): Người kê khai hải quan ghi tên nước/vùng lãnh thổ là nơi sản xuất hàng hóa. Thông tin xuất xứ dựa trên giấy chứng nhận xuất xứ và áp mã nước được quy định theo ISO. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi nội dung này vào “phụ lục tờ khai”.
+) Số lượng hàng hóa (ô số 18): Người kê khai ghi số lượng, trọng lượng từng mặt hàng vào tờ khai hải quan. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi nội dung này vào “phụ lục tờ khai”.
+) Đơn vị tính (ô số 19): Người kê khai hải quan ghi tên đơn vị tính của từng mặt hàng. Đơn vị này cần khớp với số liệu hàng hóa đã kê khai ở ô số 18 và tuân theo quy định của Biểu thuế xuất/nhập khẩu ưu đãi. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi nội dung này vào “phụ lục tờ khai”.
+) Đơn giá nguyên tệ (ô số 20): Người kê khai cần ghi giá của các đơn vị hàng hóa dựa trên đồng tiền thanh toán (ô số 13). Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi nội dung này vào “phụ lục tờ khai”.
+) Giá trị nguyên tệ (ô số 21): Người kê khai cần ghi giá trị nguyên tệ theo từng mặt hàng của lô hàng. Kết quả của giá trị nguyên tệ bằng phép nhân giữa “Lượng hàng” và “Đơn giá” (Ô số 18 và ô số 20). Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi nội dung này vào “phụ lục tờ khai”.
+) Thuế xuất khẩu (ô số 22): Bao gồm giá trị tính thuế (dựa trên tiền Việt Nam, thuế suất và số thuế cần nộp theo từng mặt hàng).
+) Khoản thu khác (ô số 23): Người kê khai ghi rõ giá trị các phí khác, tỷ lệ khoản thu dựa trên quy định và số tiền cần nộp. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi nội dung này vào “phụ lục tờ khai”.
+) Tổng số tiền thuế xuất khẩu và khoản thu khác (ô số 24): Người kê khai ghi tổng số tiền đã tính ở ô số 22 và ô số 23.
+) Lượng hàng, số hiệu Container (ô số 25): Người kê khai ghi các thông tin về số hiệu Container chở hàng, số lượng kiện hàng và trọng lượng lô hàng, địa điểm đóng hàng cuối cùng. Nếu có từ 4 mặt hàng trở lên thì ghi nội dung này vào “phụ lục tờ khai”.
+) Các chứng từ đi kèm (ô số 26): Người kê khai liệt kê các chứng từ đính kèm với tờ khai hải quan.
+) Xác nhận thông tin (ô số 27): Người kê khai ghi rõ thời gian khai báo, họ và tên, chức danh, ký xác nhận và đóng dấu trên tờ khai hải quan.
Hướng dẫn điền phần dành cho cơ quan hải quan
Phần điền dành cho cơ quan hải quan từ ô số 28 đến ô số 31 trong tờ khai. Cụ thể như sau:
+) Kết quả phân luồng (ô số 28): Bộ phận hải quan ghi rõ kết quả phân luồng cho lô hàng của doanh nghiệp. Đồng thời hướng dẫn chi tiết thủ tục hải quan tiếp theo.
+) Ghi chép khác (ô số 29): Ghi các nội dung cần thiết nhưng không có mục riêng trong tờ khai hải quan.
+) Xác nhận thông quan (ô số 30): Xác nhận của cục hải quan về việc xuất nhập khẩu của lô hàng.
+) Xác nhận của giám sát hải quan (ô số 31): Nội dung ghi chép của cán bộ giám sát quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Hướng dẫn điền phần tiêu thức có sẵn
Bảng hướng dẫn điền nội dung phần tiêu thức có sẵn:
| Khu vực | Nội dung |
| Góc trên cùng bên trái tờ khai | Chi cục hải quan đăng ký tờ khai, chi cục hải quan xuất nhập khẩu. |
| Phần giữa trên cùng tờ khai | Số tờ khai hải quan; ngày, giờ làm tờ khai hải quan và số tham chiếu. |
| Góc trên cùng bên phải | Cán bộ hải quan tiếp nhận tờ khai hải quan ký tên và đóng dấu. |
Trường hợp doanh nghiệp cần làm thủ tục hủy tờ khai hải quan
Một số trường hợp doanh nghiệp cần làm thủ tục hủy tờ khai hải quan. Muốn hủy tờ khai doanh nghiệp cần làm văn bản đề nghị hủy để gửi cho Chi cục hải quan phụ trách kiểm tra tờ khai. Văn bản hủy được viết theo mẫu tại phụ lục V, thông tư 04/HKT/GSQL và đính kèm bằng chứng cần hủy tờ khai.
Các trường hợp doanh nghiệp cần làm thủ tục hủy tờ khai hải quan:
- Khai báo thừa tờ khai hải quan.
- Đơn hàng đã bị hủy theo quy định.
- Tờ khai hải quan không đúng quy định.
- Tờ khai hải quan khai sai thông tin nhưng không thể sửa đổi, bổ sung.
- Người nhập khẩu từ chối nhận đơn hàng.
Hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan hiện nay
Đối với đường biển
Để tra cứu tờ khai hải quan đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, đầu tiên bạn cần truy cập vào: Trang Hải quan Việt Nam sau đó bạn chọn tra cứu thông tin tờ khai hải quan như hình bên dưới:
Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu bạn điền một số thông tin vào Form như: số tờ khai, mã doanh nghiệp và số chứng minh. Sau khi điền đầy đủ, chính xác các thông tin, lúc này hệ thống sẽ cho bạn biết thông tin hàng hóa của bạn , có bao nhiêu kiện hàng, thời gian hàng đến nơi, tình trạng nộp thuế,…
Đối với hàng không
Đối với hàng xuất/nhập khẩu bằng đường hàng không thì việc tra cứu thông tin tờ khai sẽ đơn giản hơn só với đường biển. Bạn chỉ cần truy cập vào trang chủ của các hãng vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không như DHL, UPS, Fedex.
Sau đó, tại ô ” nhập nội dung tìm kiếm “, người tra cứu nhập mã vận đơn và nhấn enter. Sau đó, tình trạng tờ khai hải quan và thông tin về lô hàng sẽ được hiển thị.
Tìm hiểu thêm : In mã vạch tờ khai hải quan
Có nên sử dụng dịch vụ mở tờ khai hàng hóa hải quan không?
Nhiều cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ mở tờ khai hải quan để tiết kiệm thời gian, công sức và tránh các sai sót không đáng có.
Giải quyết vấn đề về thủ tục và giấy tờ
Dịch vụ mở tờ khai hải quan do đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp thực hiện. Với bề dày kinh nghiệm và chuyên môn cao, chắc chắn giấy tờ khai báo của doanh nghiệp sẽ được kiểm duyệt một cách dễ dàng. Nhờ đó mà đơn hàng sẽ nhanh chóng thông quan, không làm chậm trễ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hạn chế những sai sót
Dịch vụ mở tờ khai hạn chế tối đa các sai sót thường gặp trong việc khai báo hải quan. Nhờ đó thời gian xuất nhập khẩu không bị chậm trễ, doanh nghiệp cũng tiết kiệm được thời gian, công sức trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Độ chính xác cao
Tờ kê khai hải quan có rất nhiều nội dung chi tiết, lượng hàng càng lớn thì thông tin kê khai càng nhiều. Nếu không chú ý kiểm tra thì hoàn toàn có thể xảy ra sai sót. Dịch vụ mở tờ khai hải quan sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó. Các nội dung được kê khai đều đảm bảo trùng khớp với những thông tin đơn hàng doanh nghiệp cung cấp.
Tiết kiệm chi phí đáng kể
Giá thành dịch vụ mở tờ khai hải quan không quá đắt. Nếu so sánh với số tiền cần chi trả cho quá trình làm thủ tục hải quan thì không quá chênh lệch. Chưa kể, nếu bạn kê khai sai và cần làm lại tờ khai hải quan thì chi phí cũng tăng lên rất nhiều.
Địa chỉ uy tín, chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ mở tờ khai hải quan
Lựa chọn một địa chỉ uy tín, chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ mở tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp giảm thiểu được nhiều rủi ro. Tiết kiệm thời gian và chi phí hơn với Cargonow – đơn vị chuyên các dịch vụ về hải quan. Cargonow tự tin mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi tra cứu tờ khai hải quan tại đây.
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiều mối quan hệ trong ngành, Cargonow nắm rõ mọi tiến trình của thủ tục hải quan. Ngay khi có sự thay đổi về luật pháp Cargonow cũng sẽ kịp thời điều chỉnh phù hợp. Nhờ đó mọi thủ tục được Cargonow đảm nhiệm đều có hiệu quả cao.
Ngoài dịch vụ mở tờ khai hải quan, Cargonow còn giúp khách hàng giải quyết những vấn đề liên quan để hàng hóa được vận chuyển an toàn và kịp thời. Mức giá cạnh tranh sẽ giúp bạn tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc.
Trên đây là một số thông tin về tờ khai hải quan mà Cargonow đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng qua bài viết bạn đã giải đáp được vấn đề tờ khai hải quan là gì. Liên hệ ngay với Cargonow để được tư vấn thêm về các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa nhé.
