Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc cung cấp thông tin hàng hoá chính xác là một trong những tác vụ quan trọng nhất vì chỉ một lỗi sai nhỏ cũng có thể gây hệ luỵ rất lớn về chi phí, thời gian, và cả độ an toàn. Đặc biệt vì hàng hoá vận chuyển thường đa dạng và có tải trọng lớn. Một trong những tài liệu cung cấp thông tin hàng hoá như vậy là phiếu VGM.
VGM trong xuất nhập khẩu Là Gì?
VGM là phiếu xác nhận tải trọng của hàng hoá bao gồm tải trọng của cả vỏ container và hàng hoá trong container. Trách nhiệm cung cấp VGM thuộc về người gửi / chủ hàng.
Việc cung cấp VGM được quy định trong công ước SOLAS (Safety of Life at Sea Convention – công ước an toàn tính mạng con người trên biển). Theo đó, bắt đầu từ ngày 01/07/2016 các chủ hàng (shipper) bắt buộc phải thực hiện việc cung cấp và xác nhận chính xác khối lượng của container khi vận chuyển hàng hoá quốc tế (chưa bắt buộc với cung vận tải nội địa ở Việt Nam)
Tại sao phải cung cấp phiếu VGM ?
Phiếu VGM (còn gọi là Phiếu Cân) giúp hãng tàu có thông tin để cân đối, sắp xếp hàng hoá để tối ưu hiệu năng của tàu và phòng tránh các rủi ro trong quá nhìn vận chuyển, bốc dỡ.
- Nếu không có phiếu VGM thì hàng hoá sẽ không được phép xếp lên tàu.
- Nếu VGM của hàng hoá vượt quá trọng lượng tối đa (max gross weight) theo quy định thì hãng tàu sẽ từ chối vận chuyển đơn hàng đó. Trọng lượng tối đa (max gross weight) hãng tàu cho phép đối với hàng nặng là 30 tấn/cont 40.
- Nếu VGM được cung cấp sau thời điểm closing time (thời điểm cắt máng) thì container cũng không đạt điều kiện để xếp lên tàu.
Quy định VGM có hiệu lực với các tàu chở khách, tàu thương mại, không áp dụng với tàu quân sự, tàu đánh cá, tàu có động cơ hay tàu gỗ thô sơ.
Quy định về phiếu VGM tại Việt Nam
Tại Việt Nam, quy định về VGM đã được Cục hàng hải ghi chú cụ thể trong Công văn 2428/CHHVN-VTDVHH. Tuy nhiên, Việt Nam hiện tại chưa có quy định bắt buộc phải cung cấp VGM đối với hình thức vận tải container nội địa. Do đó, các chủ hãng tàu / đơn vị vận chuyển sẽ tự thực hiện cân VGM nếu thấy cần thiết. Với trường hợp quá tải, chủ hàng sẽ phải đóng phí phụ thu hoặc thậm chí phải rút bớt hàng hoá trước khi hàng được sắp xếp lên tàu.
Mẫu Phiếu VGM tiêu chuẩn và nội dung trên phiếu
Phiếu VGM có các nội dung chính như sau:
- Thông tin người gửi: tên người gửi hàng, số điện thoại, địa chỉ
- Thông số Container: loại Container, số Container, khối lượng tối đa, xác nhận khối lượng tối đa của container
- Cam kết của chủ hàng hoặc đơn vị thực hiện cân về tính xác thực của số liệu điền trên mẫu VGM
Sau khi khai báo nội dung trên phiếu cân, chủ hàng cần đóng dấu, ký tên và nộp cho hãng tàu hoặc cảng chỉ định.
Những thông tin cần cung cấp khi khai báo phiếu VGM
Trên VGM có một số thông tin bắt buộc và không bắt buộc cần khai báo, chia thành 2 bảng như sau:
| STT | Thông tin bắt buộc | Thông tin không bắt buộc |
| 1 | Số Booking của hãng tàu | Ngày cân hàng |
| 2 | Số hiệu Container | Số nội bộ (do chủ hàng kiểm soát) |
| 3 | Trọng lượng hàng hóa | Cách thức tính VGM sử dụng |
| 4 | Thông tin chủ hàng (Tên, địa chỉ, SĐT) | Bên mua hàng |
| 5 | Người được ủy quyền | Dụng cụ cân |
| 6 | Đơn vị đo lường | Bên giữ chứng từ |
cách tính Cân Nặng Để Điền Phiếu VGM
Có 2 cách để tính VGM như sau:
- Cách 1: Cân hàng hóa trước, sau đó cộng thêm khối lượng vỏ container: cách này phù hợp với những hàng hoá nhẹ, dễ dàng tự thực hiện cân mà không cần công cụ chuyên biệt
- Cách 2: Cân Container đã sắp xếp hàng hoá, sau đó trừ đi khối lượng vỏ Container rỗng: cách này phù hợp với những hàng hoá đặc thù, máy móc chuyên dụng có khối lượng lớn, khiến việc cân khối lượng khó tự thực hiện. Thông thường, chủ hàng sẽ thuê một đơn vị có chức năng pháp lý và thiết bị để cân, hoặc sử dụng dịch vụ cân tại các cảng.
Lựa chọn phương thức tính VGM phụ thuộc vào đặc thù hàng hóa xuất nhập khẩu và theo yêu cầu của chủ hàng.
Quy trình làm Phiếu VGM Cho hàng FCL và hàng lẻ LCL
Quy trình xác nhận phiếu cân đối với hàng Container (FCL) và hàng lẻ (LCL) bao gồm 4 bước:
Bước 1: Đăng ký cân hàng tại kho, cảng
Bước 2: Chủ hàng phối hợp với bộ phận cân hàng tại kho, cảng để giám sát quá trình cân VGM
Bước 3: Sau khi xác nhận trọng lượng hàng, kho cấp cho chủ hàng 1 phiếu VGM và giữ lại một phiếu. Nếu trọng lượng quá tải thì cần bỏ bớt hàng mới được cấp phiếu.
Bước 4: Chủ hàng xác nhận và nộp phiếu cân cho hãng tàu trước closing-time đã ghi trong booking note. Hàng FCL sẽ nộp phiếu trực tiếp hoặc Submit trên website của hãng. Còn hàng LCL thì nộp phiếu cho đơn vị vận chuyển.
